Travel & Logistics Coordinator

(Travel Care Planner/Assistant)

Ubicazione: Remoto – Italia
Riporta a: Campaigns Manager & Operations Manager
Tipologia di contratto: Tempo determinato 

Obiettivo della posizione

Il/La Travel Care Planner/Assistant garantisce una gestione centralizzata, strutturata ed efficiente della logistica dei viaggi relativi alle campagne di Animal Equality, assicurando la pianificazione delle trasferte di staff e volontari e contribuendo a rendere sostenibile nel tempo il modello organizzativo delle campagne.

La posizione si occupa della pianificazione e del coordinamento della logistica relativa alle campagne, garantendo un’organizzazione strutturata ed efficiente delle trasferte di staff e volontari. È richiesta disponibilità a effettuare trasferte in base alle esigenze organizzative e delle campagne

Responsabilità principali

Gestione trasferte e logistica campagne

• Pianificare e coordinare trasferte nazionali e internazionali per staff e volontari coinvolti nelle campagne.
• Gestire il processo logistico pre/durante/post partenza: raccolta informazioni, verifica dati necessari, organizzazione di voli, treni, alloggi e trasporti locali.
• Creare e mantenere strumenti di monitoraggio relativi a partecipanti, prenotazioni, costi e stato delle trasferte.
• Gestire modifiche, cancellazioni, cambi di programma e problematiche operative legate ai viaggi, coordinando contemporaneamente diverse richieste logistiche e garantendo il rispetto delle priorità e delle scadenze.
• Garantire la massima accuratezza nella gestione delle prenotazioni, della documentazione e delle informazioni necessarie all’organizzazione delle trasferte.
• Supportare eventuali necessità durante le trasferte, rimanendo un punto di riferimento in caso di problematiche logistiche o urgenze.

Gestione volontari per esigenze logistiche

• Fornire supporto logistico ai volontari durante la fase di organizzazione delle trasferte, raccogliendo, verificando e organizzando le informazioni necessarie alle prenotazioni e garantendo un corretto flusso di informazioni tra volontari, team campagne e fornitori logistici.
• Collaborare con il team interno per garantire che eventuali necessità logistiche siano identificate e gestite anticipatamente.
• Gestire i dati personali dei volontari nel rispetto delle procedure interne e della normativa vigente in materia di protezione dei dati personali (GDPR).

Gestione fornitori esterni e servizi logistici per campagne

• Ricercare, coordinare e gestire fornitori esterni necessari al supporto logistico delle campagne (es. servizi di stampa, produzione e fornitura di materiali operativi).
• Ricercare, valutare e gestire rapporti con agenzie viaggio e fornitori logistici esterni.
• Richiedere preventivi e raccogliere diverse opzioni di viaggio in base alle necessità delle campagne.
• Coordinare le comunicazioni con i fornitori per garantire il corretto avanzamento delle attività e il rispetto delle tempistiche concordate.
• Supportare la valutazione delle soluzioni disponibili e sottoporle ad approvazione interna.
• Monitorare lo stato delle richieste, delle produzioni e delle consegne, assicurando un flusso informativo efficace tra fornitori e team interno.
• Garantire la corretta organizzazione degli aspetti logistici legati alla disponibilità e consegna dei materiali necessari alle attività.

Organizzazione, processi e monitoraggio

• Mantenere aggiornati file, database e strumenti di lavoro condivisi.
• Monitorare costi e budget delle trasferte, verificando il rispetto delle linee guida interne e proponendo soluzioni economicamente sostenibili.
• Collaborare con Operations per garantire il rispetto dei processi interni relativi ad acquisti, approvazioni e gestione delle spese.
• Identificare opportunità di miglioramento nella gestione della logistica campagne.

Requisiti

Competenze ed esperienza

• Esperienza pregressa nella gestione di trasferte aziendali, travel management, organizzazione eventi, office management o ruoli amministrativi.
• Esperienza nella gestione di fornitori e partner esterni.
• Ottime capacità organizzative e attenzione ai dettagli.
• Capacità di gestire contemporaneamente diverse attività, priorità e scadenze.
• Approccio analitico e orientato alla soluzione dei problemi.
• Capacità di lavorare con dati, informazioni variabili e situazioni in continua evoluzione.
• Ottima conoscenza di Excel / Google Sheets e familiarità con strumenti digitali di gestione dati.
• Familiarità con Google Workspace e capacità di apprendere rapidamente nuovi strumenti digitali.
• Familiarità con piattaforme di prenotazione online e strumenti digitali per la gestione di trasferte e dati.

Lingue

• Italiano fluente.
• Ottima conoscenza della lingua inglese.

Attitudini personali

• Metodo, precisione e forte attenzione ai dettagli.
• Capacità di organizzare processi complessi e grandi quantità di informazioni.
• Proattività e capacità di anticipare eventuali problematiche.
• Flessibilità nella gestione di cambiamenti e urgenze.
• Capacità di comunicare in modo chiaro ed efficace con persone interne, volontari e fornitori.
• Autonomia nella gestione delle attività assegnate.
• Attitudine al lavoro collaborativo con team internazionali.

Per applicare per questa posizione, invia il tuo CV (con un video di presentazione se ti è possibile), i riferimenti e una lettera di presentazione a [email protected] con oggetto “Travel & Logistics Coordinator” e includi nella mail le tue risposte alle seguenti domande:

1 – Perché vuoi lavorare per Animal Equality?

2 – Quali sono i tuoi punti di forza?

3 – Come organizzi la tua giornata lavorativa?

4 – Quali sono le tue aspettative salariali?